Henkilötietojen käsittely

Yhdistyksen jäsenet ja Kylälehden tilaajat

Tottijärvi-Seura käsittelee yhdistyksen jäsenten henkilötietoja yhdistyslain mukaisen jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja Kylälehden jakelemiseksi sekä jäsenmaksujen seuraamiseksi. Yhdistys käsittelee Kylälehden tilaajien tietoja Kylälehden jakelemiseksi ja tilausmaksujen seuraamiseksi. Oikeusperusta tilaajien tietojen käsittelylle on sopimus.

Rekisteröitävät tiedot ovat jäsenen ja tilaajan etunimi, sukunimi ja postiosoite sekä tieto siitä, onko jäsenmaksu tai tilausmaksu maksettu. Maksamattomien maksujen osalta merkitään tieto rästissä olevasta maksusta.

Jäsenen tiedot säilytetään jäsenyyden voimassaolon ajan. Tilaajan tiedot säilytetään tilauksen voimassaolon ajan. Jäsenen rästimaksun tiedot säilytetään siihen asti, että jäsenyys päättyy tai poistetaan aiemmin, mikäli velka maksetaan. Tilaajan rästimaksun tiedot säilytetään 3 vuotta viimeisestä eräpäivästä tai poistetaan aiemmin, jos velka maksetaan.

Nettisivut ja Facebook

Tottijärvi-Seura ei kerää eikä käsittele nettisivunsa kävijöiden tietoja. Kolmas osapuoli (WordPress) kerää sivun kävijöistä tietoja, joita ei voida yhdistää henkilöön. Tietoja kerätään sen seuraamiseksi, miten sivuja käytetään. Ks. lisää https://wordpress.org/about/privacy/ .

Tottijärvi-Seura saa Facebookilta tietoja Tottijärven Kylälehden Facebook-profiilin tykkäyksistä ja seuraajista. Facebook antaa tykkääjistä ja seuraajista mm. profiilinimen ja kuvan. Tottijärvi-Seura voi käyttää tietoja mm. vastaamalla Facebookin kautta lähetettyihin viesteihin. Facebook-käyttäjät voivat itse määritellä omissa profiileissaan, mitä tietoja heistä voidaan antaa. Facebook on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Lisää tietoa henkilötietojen käsittelystä Facebookissa https://www.facebook.com/privacy/center/?entry_point=privacy_shortcuts_redirect.

Vauvarahahakemukset

Tottijärvi-Seura käsittelee vauvarahahakemuksen tietoja vauvarahan myöntämisen edellytysten selvittämiseksi ja vauvarahan maksamiseksi sekä vauvan kuvan julkaisemiseksi Kylälehdessä. Oikeusperusta käsittelylle on suostumus, jonka hakemuksen tekijä antaa tehdessään hakemuksen.

Käsiteltävät tiedot ovat vauvan ja vanhempien nimet, osoite, vauvan syntymäpäivä, tilinumero, johon vauvaraha maksetaan, ja vauvan valokuva. Kuvan yhteydessä julkaistaan Kylälehdessä myös vauvan nimi, syntymäaika ja vanhempien nimet. Hallituksen pöytäkirjaan merkitään myönnetyt vauvarahat. Pöytäkirjaan kirjataan vauvan nimi, vanhempien nimet ja vauvan syntymäpäivä. Tietoja ei säilytetä käsittelyn ja rahan maksun jälkeen muualla kuin pöytäkirjassa. Hallituksen pöytäkirjat säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Voit halutessasi ottaa yhteyttä os. tottijarvenkylalehti@gmail.com tai yhdistyksen hallituksen jäseneen, jos haluat tietää tarkemmin henkilötietojesi käsittelystä tai korjata tietosi. Lisää tietoa rekisteröidyn oikeuksista sivulla https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi. Meillä on velvollisuus varmistua henkilöllisyydestäsi voidaksemme antaa tietoa henkilötietojesi käsittelystä.

Facebookin ja WordPressin henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien osalta ks. niiden ohjeet yllä mainituista linkeistä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että yhdistys ei noudata tietosuojasääntelyä hänen tietojensa käsittelyssä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen os. www.tietosuoja.fi.